Confira 3 dicas de como ter reuniões mais produtivas

 

Um dos maiores vícios das empresas é o excesso de reuniões. Por isso, é comum ouvir que as reuniões em grupo são um desperdício de tempo e que até atrapalham a produtividade pessoal. Porém, reuniões são necessárias no mundo corporativo. Por meio delas é possível discutir assuntos com pessoas envolvidas em determinado processo e tomar decisões.

O problema é quando as reuniões são feitas para discutir todo e qualquer assunto, sem um objetivo claro a ser atingido. Para que isso não aconteça, selecionamos alguns tópicos a serem considerados na sua próxima reunião.

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1 – Estabeleça uma estrutura

Determine o assunto, o objetivo e a duração da reunião. Um dos erros mais comuns é querer debater sobre vários assuntos, que tenham pouca conexão um com o outro, em uma reunião só. Quando isso acontece é muito mais fácil a dispersão de ideias, pois desvia a atenção de quem está conduzindo a reunião. Isso é comum também quando mais de um objetivo é proposto em uma reunião. Outro erro é não determinar um horário de início e fim para a reunião. Além desses pontos, é recomendado fazê-las nos dias que as pessoas estão menos sobrecarregadas.

2 – Convide só quem interessa

Uma dica: evite fazer reuniões com mais de seis pessoas. Quando se coloca muitas pessoas na mesma sala em uma reunião, a produtividade e objetivos podem ser prejudicados. O ideal é que todos possam ser ouvidos e contribuam com a pauta. Por isso, quanto menor a reunião, mais qualidade ela terá. “Mas minha equipe é muito grande”. Tudo bem, acontece. Nesse caso, o recomendado é que a equipe seja dividia em grupos. Desse modo, todos conseguem participar efetivamente da reunião.

3 – Anote

A pauta não deve ser clara e objetiva, para que todos entendam o tema da reunião. A dica é colocar tudo isso em uma plataforma como o Google Drive, podendo ser compartilhada com os outros participantes e consultada sempre que preciso. Isso ajuda a organização da reunião e no desenvolvimento da ata. Anote tudo! Parece uma dica óbvia, mas muitas ideias boas saem de reuniões e se não forem anotadas é mais complicado de levá-las adiante. Essas são dicas simples, mas que fazem toda a diferença para quem quer otimizar o resultado da reunião.

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